În perioadele de criză, cu toţii alegem soluţiile cele mai ieftine. În cazul evenimentelor cu interpretariat, această abordare vine cu riscuri semnificative.
De multe ori, costurile evenimentelor multilingve planificate necorespunzător sunt mai mari decât ale celor organizate în mod profesionist. În acest articol, specialiştii Highlights Translations ne oferă recomandările lor pentru organizarea corectă a evenimentelor pe timp de criză.
Nota Paginademedia.ro: În secţiunea COMUNICATE sunt prezentate comunicatele companiilor care se înscriu pe baza unui abonament plătit.
Riscuri în organizarea evenimentelor internaţionale pe timp de criză
Din experienţa furnizorilor de servicii lingvistice specializaţi în interpretariat Highlights Translations, multe dintre probleme provin din alegerea tipului de interpretare incorect pentru formatul evenimentelor, din alegerea echipamentelor nepotrivite şi din comunicarea deficitară între organizatori şi furnizori.
Iată câteva exemple:
Echipamente insuficiente sau nepotrivite pentru interpretariat
Un risc observat de echipa Highlights Translations este rezervarea echipamentelor necorespunzătoare pentru nevoile evenimentului.
Configuraţia aleasă poate să nu acopere limbile, numărul participanţilor ori modul de desfăşurare a evenimentului.
De exemplu, pentru un workshop cu participanţi în mişcare, un sistem portabil Tour Guide poate fi mai potrivit decât configuraţia clasică cu cabine, în funcţie de condiţiile de spaţiu.
De asemenea, pentru orice combinaţie de limbi este important să verificăm dacă există interpreţi care pot traduce direct sau dacă este necesară o limbă de legătură. Mesajul poate trece, de exemplu, prin română, iar echipamentele trebuie să permită acest circuit.
Rezervarea a două echipe pentru acelaşi eveniment
Specialiştii au întâlnit şi situaţii în care organizatorii au rezervat interpreţi separat, deşi clientul îi rezervase deja direct, de la un furnizor specializat în servicii lingvistice. Graba şi lipsa unei confirmări comune pot aduce două echipe de interpreţi la acelaşi eveniment.
Furnizorii pot avea deja onorarii şi rezervări asumate, astfel că anularea uneia dintre echipe nu garantează recuperarea banilor. În funcţie de condiţiile acceptate, putem ajunge să plătim de două ori pentru aceeaşi nevoie şi să nu avem specialiştii necesari la eveniment.
Interpretare deficitară şi lipsa specializării
O altă economie riscantă semnalată de Highlights Translations este înlocuirea interpreţilor cu colegi care cunosc limba străină sau chiar cu aplicaţii care pretind că asigură interpretarea.
Fără pregătire în interpretare, colegii pot pierde nuanţe, omite informaţii sau reda greşit mesajele transmise, sau pot să piardă sesiuni întregi pentru că nu fac faţă la ritmul comunicării.
Cât despre aplicaţii sau soluţii bazate pe AI, acestea pot fi folosite cel mult pentru a comanda un taxi sau a întreba cum să ajungi dintr-un loc în altul într-o ţară străină, dar nu pentru a urmări schimbul sofisticat de mesaje care are loc la un eveniment internaţional.
Oferte fără garanţia calităţii
Acelaşi risc apare când o ofertă mai ieftină este acceptată fără verificarea interpreţilor propuşi de furnizori care nu sunt specializaţi în servicii de interpretare. Preţul, singur, nu arată experienţa echipei şi capacitatea furnizorului de a gestiona domeniul şi formatul evenimentului.
Participanţii pot înţelege incomplet mesajele şi pot fi puşi în situaţia de a urmări cu dificultate discuţiile. Nemulţumirea publicului se poate răsfrânge asupra reputaţiei organizatorului.
Recomandările Highlights Translations pentru organizarea evenimentelor multilingve pe timp de criză
Highlights Translations ne recomandă să discutăm cu un furnizor de servicii lingvistice, specializat în interpretariat, încă din primele faze ale organizării evenimentului.
Discutaţi cu furnizorul de interpretariat înainte de a face rezervări
Comunicaţi de la început bugetul, agenda, limbile folosite, numărul participanţilor şi felul în care se vor desfăşura discuţiile. Cereţi o ofertă în care să fie precizată echipa necesară şi echipamentele potrivite fiecărei sesiuni.
Cu aceste aspecte stabilite, reduceţi riscul de a închiria echipamente care trebuie ulterior completate sau înlocuite sau de a rezerva interpreţi care nu sunt potriviţi pentru situaţia reală.
Alegeţi formatul în funcţie de program şi spaţiu
Consultaţi-vă cu furnizorul de servicii lingvistice pentru a alege formatul serviciilor furnizate.
Pentru workshopuri, vizite de lucru şi grupuri mobile, cereţi şi o variantă cu Tour Guide.
Sistemul transmite interpretarea către receptoarele participanţilor şi poate reduce logistica, dacă spaţiul şi combinaţiile lingvistice permit folosirea lui.
Pentru discuţii restrânse, se poate analiza interpretarea consecutivă, în care vorbitorul face pauze pentru interpret. Includeţi însă timpul suplimentar în calcul: prelungirea întâlnirii şi disconfortul participanţilor poate anula economia făcută la echipamente.
Centralizaţi ofertele şi clarificaţi cine rezervă interpreţii
Desemnaţi o persoană care să urmărească toate ofertele şi confirmările. Cereţi fiecărui furnizor să precizeze în scris dacă oferta include interpreţi, echipamente şi asistenţă tehnică.
Comparaţi ofertele pe aceeaşi agendă şi solicitaţi costurile separate pentru fiecare serviciu. Înainte de confirmare, stabiliţi cine rezervă interpreţii şi verificaţi condiţiile de anulare, modificare şi prelungire.
Ajustaţi programul pentru a folosi eficient echipa
Atunci când programul permite, grupaţi sesiunile care au nevoie de aceleaşi limbi şi evitaţi desfăşurarea lor simultană în săli diferite. Furnizorul poate verifica dacă astfel sunt necesare mai puţine echipe şi seturi de echipamente.
Cereţi recalcularea ofertei pentru o agendă mai compactă, cu pauzele necesare interpreţilor. Stabiliţi numărul lor împreună cu furnizorul, în funcţie de durată şi complexitate.
Când comparaţi echipele, cereţi exemple de evenimente similare şi confirmaţi experienţa interpreţilor. Astfel, puteţi evalua dacă oferta cea mai ieftină vă oferă specializarea necesară şi serviciile de care aveţi nevoie.
Pregătiţi materialele şi verificaţi sunetul
Trimiteţi agenda, prezentările şi discursurile din timp. Dacă este necesar, colegii pot explica vocabularul intern şi pot verifica materialele, sprijinind pregătirea interpreţilor profesionişti.
La proba tehnică, verificaţi sunetul de la vorbitor până la căştile participanţilor, inclusiv pentru întrebările din sală sau intervenţiile online. O verificare înaintea evenimentului reduce riscul ca problemele să fie descoperite când participanţii deja aşteaptă începerea evenimentului.
Ce este secţiunea COMUNICATE:
În secţiunea COMUNICATE sunt prezentate comunicatele companiilor care se înscriu pe baza unui abonament lunar. Este deschisă atât companiilor, cât şi free-lancerilor care doresc să îşi promoveze serviciile pe care le oferă.
Detalii, la [email protected]
Autor: Comunicat publicitatepaginademedia.ro
