COMUNICAT. Călătorie de afaceri: patru aspecte esenţiale de ştiut

COMUNICAT. În lumea digitală modernă, aproape orice fel de întâlnire, inclusiv cea de afaceri poate fi găzduită pe platforme specializate şi video conferinţele au devenit norma în afaceri.

Există, totuşi, situaţii şi relaţii care impun întrevederile faţă în faţă şi, în pofida dificultăţilor provocate de noi reguli restrictive, călătoriile de afaceri reprezintă încă o parte importantă din viaţa unora dintre noi. 

Nota Paginademedia.ro: În secţiunea COMUNICATE sunt prezentate comunicatele companiilor care se înscriu, pe baza unui abonament plătit.

Aşadar, dacă ne aflăm la prima experienţă într-o astfel de situaţie, care ar fi principalele aspecte de reţinut?

Comunicarea este cheia.

Oriunde ne-am afla şi oricare ar fi durata şederii, transmiterea şi recepţionarea informaţiilor este esenţială în tot ceea ce înseamnă întâlniri de afaceri. Prin urmare, este esenţial să putem rămâne contactabili, iar încărcarea cartelei Telekom PrePay, de exemplu, precum şi asigurarea că bateria telefonului este încărcată la maxim fac parte din lista de priorităţi înainte de a pleca spre întâlnire.

Asigurarea că deţinem un pachet de date şi voce suficient de bun, de la un operator de telecomunicaţii de încredere, poate părea o banalitate astăzi.

Asemenea detaliu devine, însă, critic abia în momentul în care avem nevoie de telefon şi constatăm că nu există semnal sau că nici conexiunea de date nu funcţionează optim.

Desigur, există şi opţiunea premium, un abonament Orange care să garanteze o viteză minimă a conexiunii de date şi o acoperire aproape integrală a spaţiului european sau chiar o cartelă PrePay de la compania Vodafone, care declară că deţine cu cea mai bună reţea de telecomunicaţii la nivel european.

Cu toate acestea, o soluţie echilibrată, suficient de robustă şi prietenoasă cu bugetul de cheltuieli este oferită de către Telekom – pentru călătoriile în afara graniţelor României, trebuie activată opţiunea de roaming (ideal înainte de a pleca), pentru a evita complicaţiile generate de lipsa acesteia.

Buna pregătire a detaliilor asigură succesul fiecărei întâlniri.

Fiecare întâlnire de afaceri reprezintă o expunere şi o negociere de termene şi condiţii: indicii de preţ şi cantitate, standardul minim de calitate, termenele minime de valabilitate, orice detaliu logistic sau cerinţă normativă, toate pot fi traduse sintetic în costuri care influenţează preţul final al produsului şi profitul.

În asemenea condiţii, este necesar ca toate aceste detalii să fie cunoscute perfect, pentru ca fiecare negociere să poată fi realizată în termeni realişti şi cu dorinţa onestă de a ajunge la cel mai bun acord pentru toate părţile implicate.

Cazarea şi transportul se stabilesc din timp.

Acest gen de detalii este adesea trecut cu vederea, de cele mai multe ori pentru că informaţiile ce ţin strict de afaceri sunt mult mai importante.

În schimb, succesul unei întâlniri depinde, într-o mare măsură, de respectarea orei de întâlnire şi mai ales de o stare – fizică şi psihică – optimă. Pentru a putea atinge aceste două obiective, este important ca, la stabilirea detaliilor călătoriei de afaceri, să ţinem cont de locul de întâlnire şi de necesitatea de a rezerva o cazare în proximitate.

Dacă acest lucru nu este posibil sau calitatea cazării nu este cea dorită, trebuie să analizăm în detaliu modalităţile şi detaliile de transport către punctul de întâlnire, pentru a evita întârzierea.

Bagajul de călătorie trebuie să conţină minimul necesar.

Valizele aferente trebuie să fie pregătite în detaliu şi să conţină elemente esenţiale, precum:

• documentele de identitate şi cărţi de vizită care atestă funcţia în companie;
• cel puţin două ţinute vestimentare de business complete;
• aparatura necesară – telefon, laptop, tabletă, altele (în funcţie de situaţie);
• accesorii tehnice – încărcătoare, adaptoare, medii de stocare portabile etc.;
• toate documentele şi informaţiile în format fizic (dacă nu există în format digital sau prezenţa lor fizică este absolut necesară la întâlnire).

Succesul unei călătorii de afaceri depinde, în cea mai mare măsură, de atenţia acordată pregătirii detaliilor. Prin urmare, este important ca informaţiile şi toate aranjamentele să fie bine stabilite din timp, pentru a putea aşeza perfect piesele unui astfel de puzzle.

Ce este secţiunea COMUNICATE:

În secţiunea COMUNICATE sunt prezentate comunicatele companiilor care se înscriu, pe baza unui abonament lunar. Este deschisă atât companiilor, cât şi free-lancerilor care doresc să îşi promoveze serviciile pe care le oferă.

Detalii, la [email protected]